من هو المساعد الافتراضي

أثناء سعي صاحب العمل لتنمية مشروعه والازدهار به، فإن الأفكار التي قد تخطر على باله لا حصر لها، سواء كانت تتعلق بالتسويق والمبيعات أو بتحسين تجربة العميل، مما يجعل ذهنه مشغولًا باستمرار بالكثير من الأفكار عن إمكانيات التوسع.

في هذه الحالة سيتمنى فقط لو كان لديه الوقت الكافي لتطبيق كل هذه الأفكار واختبارها، لكن للأسف فإن الوقت هو المورد الوحيد الذي لا يمكن الحصول على المزيد منه، وهنا تكمن الحاجة لإدخال مساعد افتراضي.

لكن ما المقصود بالمساعد الافتراضي؟

المساعد الافتراضي virtual assistant (اختصارًا VA) هو شخص محترف يمكنك تفويضه في جوانب مختلفة من عملك، ويجري التعاون معه عن بُعد عبر البريد الإلكتروني أو مكالمات الفيديو أو منصات إدارة المهام مثل منصة أنا.

قد يكون المساعد الافتراضي مقيمًا في بلدك أو في بلد آخر، وهو ليس بالأمر المهم؛ لأن العمل لن يتطلب غالبًا أن يجري بالتزامن معه، أي لن تكون هناك حاجة إلى العمل من المكتب نفسه أو بالتوقيت نفسه.

من يحتاج إلى مساعد افتراضي؟

يعمل المساعدون الافتراضيون عادةً مع أصحاب الأعمال الصغيرة الذين يفوّضونهم لإجراء مهام أو عمليات يمكن تنفيذها عبر الإنترنت.

لكن من المفاهيم الخاطئة الشائعة الاعتقاد بأن أصحاب الأعمال عبر الإنترنت هم فقط من يمكنهم الاستعانة بمساعدين افتراضيين، في حين أن الكثير من الشركات التقليدية يمكن أن تستفيد في فعليًا من المساعدين عن بعد، مثل المكاتب العقارية والوكالات الإعلانية والمستشارين الماليين ووكلاء التأمين والمنظمات غير الربحية والمؤسسات الدينية ومقدّمي الرعاية الصحية (المعالجين وأخصائيي التغذية والاستشاريين وغيرهم).

ماذا يفعل المساعد الافتراضي؟

باختصار، يمكن أن يتولى المساعد الافتراضي جميع المهام التي يمكن تنفيذها عن بُعد، مثل مسك الدفاتر وصيانة موقع الويب وإعداد حسابات التواصل الاجتماعي وإدارتها وإنشاء مواد ترويجية (مثل النشرات الإعلامية والكتيبات والملصقات) وإدخال البيانات وجدولة المواعيد وجمع التبرعات والكثير من العمليات الأخرى.

هناك عدد كبير من الخدمات التي يمكن تقديمها في هذا السياق، وبمجرد أن يبحث أحدهم عن الخدمة التي يستمتع بتقديمها كمساعد افتراضي، سيتفاجأ من كثرة الفرص الممكنة لهذا النوع من العمل.

ثلاثة أمور يجب معرفتها عن المساعدين الافتراضيين

بعد هذا التعريف المختصر، هناك ثلاثة خصائص أساسية يجب معرفتها عن المساعد الافتراضي، وهي ذات فائدة سواءً كنت بصدد الاستعانة بمساعد افتراضي أو كنت تريد أن تمارس هذا العمل.

المساعد الافتراضي متعاقد مستقل وليس موظفا

غالبًا ما يُعَد المساعدون الافتراضيون أصحاب أعمال صغيرة يعملون بصفة متعاقدين مستقلين مع قائمة من العملاء. وتترتب على ذلك العديد من التبعات، أهمها أن المساعد الافتراضي مسؤول بنفسه عن دفع الضرائب وتأمين مزاياه الخاصة (مثل التأمين الصحي واشتراكات التقاعد والتأمين ضد البطالة)، وتنعكس هذه المسؤوليات على الأسعار التي يفرضها على عملائه. لذلك إذا كنت ترغب بالتعاقد الخارجي مع مساعد افتراضي من أجل دفع الحد الأدنى للأجور، فيجب أن تفكر ما إذا كنت مستعدًا لذلك ماليًا.

من التبعات الأخرى أيضًا أن المساعد الافتراضي عادةً ما يحدد بنفسه ساعات عمله؛ إذ أن بنود عقد العمل تحدد الخدمات والمهام التي سيعمل المساعد الافتراضي على إنجازها والموعد النهائي المتفق عليه للتسليم، لكن لا ينبغي للعميل تحديد ساعات عمل المساعد الافتراضي ما لم ينص العقد على ذلك تحديدًا (كما هو الحال لو وُظِّف المساعد الافتراضي من أجل الرد على رسائل البريد الإلكتروني بين 8-10 صباحًا على سبيل المثال).

بالإضافة لذلك، لا يمكن للعميل أن يطلب من المساعد الافتراضي أن يكون تحت الطلب على مدار الساعة طوال الأسبوع، أو أن يترك كل شيء ويلبي احتياجات أعماله.

تجدر الإشارة هنا إلى أن الموظفين التقليديين بدوام كامل نادرًا ما يعملون طوال الوقت الذي يقضونه في مكاتبهم، وقد أظهر استطلاع أجرته مؤسسة غالوب Gallup عام 2016 أن نسبة مشاركة الموظفين في العمل في الولايات المتحدة بلغت حوالي 32%، وبالتالي فكثيرًا ما ينتهي الأمر بالشركات إلى الدفع للموظفين غير الفعالين مقابل ساعات عمل غير منتِجة.

في المقابل، في حال توظيف مساعدين افتراضيين وفق أجر ساعي، سيكون الدفع مقابل ساعات العمل المنتِجة المخصصة للعمل فقط. ولهذا السبب من المنطقي دفع أجر ساعي أعلى للمساعد الافتراضي، نظرًا لأنه يقتصر على ساعات مخصصة للعمل، وهو ما يبدو صفقةً مربحةً لكل من العميل والمساعد الافتراضي.

المساعد الافتراضي محترف في عمله

إذا اختار الشخص أن يعمل من المنزل فهذا لا يعني أن مهاراته لا ترقى إلى تنفيذها في بيئة عمل مكتبي. ونظرًا لأن المساعد الافتراضي يُعَد صاحب عمل بحد ذاته، فهو يتعامل مع تعقيدات الأقسام المختلفة التي يتطلبها عمله، فتراه يتولى أمور التسويق والمبيعات والعقود والتأهيل، فضلًا عن تعلم مهارات جديدة باستمرار.

تتمثل أهم الأسباب التي تجعل أصحاب العمل يلجؤون إلى مساعد افتراضي بالحاجة لسدّ فجوة معرفية، كما هو الحال عندما يمتلك المساعد الافتراضي مهارات خاصة لا يستطيع تقديمها أي فرد آخر من فريق العمل.

ربما يعتقد الناس أن عمل المساعد الافتراضي سهل، خصوصًا بالنسبة للأعمال الكتابية مثل إدخال البيانات، لكن يجب أن نتذكر أن الخبرة اللازمة لإجراء حملات التسويق والعلاقات العامة ومسك دفاتر المحاسبة المعقدة وتنظيم المناسبات -وكلها مهارات يمكن الاستعانة بمساعد افتراضي لتنفيذها- تستغرق سنوات من الدراسة والممارسة.

المساعد الافتراضي عضو مهم في الفريق ويجب معاملته على هذا الأساس

أحيانًا يحمل أصحاب العمل فكرةً خاطئةً عند ضمّهم مساعدًا افتراضيًا إلى العمل، فهم يتوقعون منه أن يندمج من اليوم الأول، ويرسمون تطلعاتٍ غير واقعية عمّا يمكن أن يسلّمونه من مهام.

صحيح أن المساعد الافتراضي المحترف قادرٌ على فهم المطلوب بسرعة، لكن لا بد من عملية تأهيل مشابهة لما يخضع له أي موظف في اليوم الأول من عمله. أثناء هذه العملية، يجب أن يوضّح العميل توقعاته ويشرح إجراءات العمل المعيارية وما يجب فعله أو تجنبه بصورة عامة خلال العمل.

هناك ناحية مهمة يجب أن يهتم بها كل من أصحاب العمل والمساعدين الافتراضيين؛ وهي الحرص على التواصل الفعال بين الطرفين والالتزام بالمهنية في جميع الأوقات.

بسبب طبيعة هذا النوع من علاقات العمل من حيث التباعد بين الطرفين؛ قد يميل بعض أصحاب العمل -ونسبتهم قليلة- إلى التعامل مع المساعدين الافتراضيين دون مستوى اللباقة، متناسين أن هناك شخصًا يتلقى رسائلهم ومكالماتهم الفظة على الطرف الآخر. ومع أن هذا لا يحدث إلا في حالات قليلة، لكن من الضروري التنويه إليه على أمل ألا يحدث على الإطلاق.

قبل البدء بالعمل بصفة مساعد افتراضي

الآن وقد أصبحت تعرف ما المقصود بالمساعد الافتراضي، السؤال هو كيف يمكنك البدء بهذا العمل؟

نظرًا لأن هذا السؤال يتكرر كثيرًا، أفردنا له مقالًا خاصًا يلخص كل ما تحتاجه لتصبح مساعدًا افتراضيًا.

قبل البدء بالعمل مع مساعد افتراضي

قد ترغب بتوظيف مساعد افتراضي، لكنك مع ذلك تشعر بالقلق حيال المخاطر المحتملة لمثل هذه الخطوة، ففي النهاية لا بد أن إعطاء كلمة المرور لشخص غريب ليتحكم بحساباتك هو أمر يدعو إلى بعض التوتر، إلى أن تدرك لاحقًا مدى مساهمة هذه الخطوة بتحقيق نقلة نوعية في مسار عملك.

للمساعدة على تخطّي هذه المخاوف، جمعنا لك بعض النصائح التي تساعد على اختبار أي مساعد افتراضي، وبمجرد أن تعرف ما الذي تبحث عنه ومن هو الشخص المناسب؛ ستكون قد وصلت إلى المسار الصحيح لتوفير وقتك والتفرغ للأمور الأكثر أهمية في عملك.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال ?What Is a Virtual Assistant لصاحبته Gina Horkey.