ما أﻫﻤﻴﺔ توﺛﻴﻖ اﻟﻤﻨﺘﺠﺎت اﻟﺮﻗﻤﻴﺔ اﻟﺠﺎﻫﺰة؟

لا تختلف المنتجات الرقمية الجاهزة عن أي منتج مادي في مفهومه العام، لذا فهي بحاجة لدليل إرشادات الاستخدام لمساعدة المستخدم على التعرّف أكثر على جميع تفاصيل المنتج، كآلية عمله وكيفية استخدامه، وإمكانية التعديل عليه دون الرجوع إلى صاحب المنتج. يُكتب كل ذلك بخطوات متسلسلة في مستند يُسمّى ملف توثيق المنتج، فما أهمية عملية التوثيق للمنتجات الرقمية؟

ما هي المنتجات الرقمية؟

المنتجات الرقمية هي منتجات غير ملموسة تجرى جميع مراحل إنتاجها وبيعها وصيانتها رقميًا عبر الإنترنت بدون الحاجة لوجود نسخة مادية منها. وتتميز بسهولة إنتاجها مقارنةً بالمنتجات المادية، وإمكانية التعديل عليها بسلاسة وسرعة، فضلًا عن سهولة وصول المستخدمين إليها بغض النظر عن حواجز الزمان والمكان.

تتوفر المنتجات الرقمية عادةً عبر متاجر التطبيقات المختلفة، أو من خلال المواقع الإلكترونية، وتُشكِّل جزءًا أساسيًا من الاقتصاد الرقمي الحديث. تتنوع المنتجات الرقمية لتغطي جميع الاحتياجات، ويمكن تصنيفها إلى الأنواع التالية:

• البرامج والتطبيقات: تشمل تطبيقات الويب وتطبيقات الجوال، بالإضافة إلى الألعاب وبرامج الحاسوب والأدوات الإدارية، تتمتع غالبيتها بقابلية كبيرة للتخصيص حسب احتياجات العميل.
• القوالب: تشمل قوالب أنظمة إدارة المحتوى مثل ووردبريس، وقوالب المتاجر الإلكترونية مثل ووكومرس وماجينتو، وقوالب HTML لصفحات الهبوط، وقوالب لوحات التحكم وغيرها.
• الإضافات: هي ملفات برمجية قابلة للتحميل والتنصيب مباشرةً على الموقع الإلكتروني؛ توّفر خاصية ما أو تضيف ميزة محددة تساعد المستخدم على تحسين عمله، مثل إضافات ووردبريس أو ووكومرس.
• التصاميم: تشمل تصاميم واجهة المستخدم والشبكات الاجتماعية، وبطاقات العمل، وبطاقات الدعوة للمناسبات، وقوائم الطعام، والفلاير والبروشور، وتصاميم الموك آب وغيرها.
• المستندات: تشمل ملفات العروض التقديمية، والفواتير، وملفات السير الذاتية CV وغيرها.
• المواد التعليمية: مثل الدورات التدريبية والكتب الإلكترونية والمقالات الأكاديمية.

ما هي عملية توثيق المنتجات الرقمية؟

توثيق المنتجات الرقمية هي عملية مُرافقة لعملية إنشاء المنتج الرقمي، تهدف إلى تعزيز ثقة العملاء بالمنتج الرقمي من خلال تقديم ملف التوثيق الذي يتضمن سجل دقيق للمنتج الرقمي؛ بدايةً من تاريخ إنشائه ومصدره وحقوق الملكية الفكرية الخاصة به، والتراخيص المتعلقة بالمنتج، ووصف دقيق لكل أجزاء المنتج والمهام التي يقوم بها، وكيفية استخدام المنتج وصيانته وحالات استخدامه.

كما يُساعد ملف التوثيق على تحديد المُشكلات التي قد تواجه العميل أثناء استخدام المنتج، وتمكّنه من إصلاحها بسرعة وفعالية. تمر عملية التوثيق بالعديد من الخطوات التي تُساعد على إنتاج ملف توثيق ذو جودة عالية يؤمِن الاستخدام الأمثل للمنتج الرقمي.

أهمية التوثيق للمنتجات الرقمية

تكمن أهمية توثيق المنتجات الرقمية في تحقيقه العديد من الفوائد للمستخدمين وصانعي المنتجات الرقمية، من أهمها:

زيادة الثقة بالمنتج

يتيح التوثيق للمستخدمين الاطلاع على جميع التفاصيل المتعلقة بالمنتج الرقمي قبل شراءه، فيكون المستخدم على علم بهوية المُنتج وتاريخ الإنشاء، والمواصفات الفنية والوظيفية للمنتج، وخيارات التعديل عليه وصلاحيات كل تعديل. تتوفر جميع هذه المعلومات في ملف التوثيق للاطلاع عليها مباشرةً، وتعدّ شاملة لأغلب استفسارات العملاء.

حتى في حال وجود تساؤل لدى العميل حول تفصيل ما غير واضح؛ يمكنه التواصل مع مُنشئ المنتج لمعرفة تفاصيل أكثر والحصول على إجابات وافية. تُزيل هذه الأمور الغموض من طرف العميل حول تفاصيل المنتج، وهذا ما يزيد من مصداقية المنتج ويُحسّن سمعته، وبالمقابل يعزز ثقة المستخدمين والعملاء به.

توفير الوقت والجهد

يُوفّر التوثيق الشامل وقت المستخدمين الجدد الذي يلزمهم للتعرف على المنتج الرقمي وآلية عمله وكيفية استخدامه بشكلٍ صحيح، كما يقلل الجهد والوقت المستغرق في التعرف على المشكلات التي قد تواجههم، والبحث عن الحلول المناسبة لها وإصلاحها.

كما يوّفر الجهد اللازم لخدمات الدعم الفني، ويُعدّ بديلًا عنها لمعرفة المعلومات العامة والشاملة حول المنتج، ويمكن جعل الخدمات تقتصر على الاستفسارات المعقدّة أو بعض الحالات الخاصة فقط. فمع وجود التوثيق؛ لن يتوجب على المستخدم إلا الاطلاع عليه بدقة ليجد كل ما يحتاج إليه في جميع الحالات التي قد يواجهها.

تجنّب المُشكلات القانونية

يُساعد التوثيق على تجنّب المشكلات القانونية التي قد تحدث بسبب حالات الاستخدام الخاطئ للمنتجات الرقمية من قِبل المستخدمين، والتي تتسبب في انتهاك حقوق الملكية الفكرية، أو مُشكلات أخرى تتعلق بعدم امتثال المنتج الرقمي لبعض المعايير الخاصة بالمواقع الإلكترونية.

تبسيط الصيانة والتحديثات

بفضل ملف التوثيق الذي يوضح تفاصيل المنتج كافة، يستطيع المهندسون الذين يعملون على صيانة المنتج الرقمي أو تحديثه إنجاز أعمالهم بسهولة، ما يسرّع عملية التحديث والصيانة ويجنّبهم تجريب حلول غير مفيدة.

ما هي أنواع التوثيق للمنتجات الرقمية؟

هناك عدّة أنواع من التوثيق، ويمكن اختيار نوع التوثيق المناسب للمنتج الرقمي بناءً على طبيعة المنتج والغرض المرجو تحقيقه من التوثيق، وجمهور المستخدمين المُستهدف وغيرها. من هذه الأنواع:

التوثيق الفني

تتضمن ملفات التوثيق الفني جميع التفاصيل الفنية للمنتج الرقمي مثل: التصاميم والرسومات التقنية، ومخططات الدوائر الإلكترونية والمواصفات التفصيلية لكل الأجزاء، والمواد المستخدمة في تصنيع المنتج.

التوثيق الوظيفي

يعطي التوثيق الوظيفي نظرة عامة عن وظائف المنتج وأهم مميزاته وخصائصه، لذا يشمل غالبًا كل ما يحقق هذه الغاية من دليل المستخدم والكتيبات والأشرطة، والدروس التعليمية والفيديوهات الإرشادية.

التوثيق القانوني

يشرح هذا التوثيق كل ما يتعلق بالأمور القانونية الخاصة بالمنتج الرقمي مثل: التراخيص وحقوق الملكية الفكرية، وسياسات الخصوصية والأمان وصلاحيات التوزيع وإعادة الاستخدام. كما يشمل شروط الاستخدام ووثائق الاعتماد، وشهادات المطابقة وشروط الضمان وغيرها.

التوثيق الإداري

يتناول التوثيق الإداري المعلومات الخاصة بآلية سير العمليات الإدارية المرتبطة بالمنتج الرقمي، وتشمل الوثائق الخاصة بجميع الإجراءات والبروتوكولات والتقارير والمحاضر والبرامج والأنظمة.

التوثيق العملياتي

يوضّح التوثيق العملياتي جميع العمليات المستخدمة لإنتاج المنتج الرقمي وتراتبيتها، ويشرح جميع الخطوات اللازمة لتصنيع هذا المنتج بالتفصيل مع المدة الزمنية اللازمة لكل منها، ويحتوي على وثائق مثل: دليل التصنيع والتعليمات الفنية والمواصفات القياسية الخاصة بأقسام المنتج.

يناسب كل من التوثيق الفني والوظيفي والإداري التطبيقات البرمجية بأنواعها المختلفة، بينما يُستخدم غالبًا التوثيق العملياتي لتوثيق منتجات الإضافات والمستندات، وأكثر ما يناسب التصاميم هو التوثيق الفني، أما بالنسبة للتوثيق القانوني فيمكن تطبيقه على جميع أنواع المنتجات الرقمية عند الحاجة.

ما هي معايير التوثيق الجيد للمنتجات الرقمية؟

من الضروري أن يخضع التوثيق لمجموعة من المعايير التي تضمن جودة التوثيق وتقلل أو تمنع الأخطاء والمشكلات التي قد تظهر لاحقًا، من أهم هذه المعايير:

الدقة والوضوح

يجب أن يتمتع التوثيق بالدقة والشمولية لكل التفاصيل اللازمة لفهم واستخدام المنتج، ويجب ألا تكون هذه الدقة العالية سببًا في تعقيده بل يجب أن يبقى التوثيق واضحًا وسهل الفهم من جميع المستخدمين.

اللغة

من الضروري الانتباه إلى لغة التوثيق والتأكد من استخدام صياغات واضحة، وخلو النص من أي أخطاء إملائية أو لغوية أو نحوية أو حتى علامات ترقيم في غير موضعها في التوثيق. فكل خطأ صغير من هذا النوع قد يجعل المستخدمين غير واثقين في جودة التوثيق، وبالتالي يزرع بعض الشكوك حول المنتج ككل.

التنظيم

يُسهِل التنظيم الجيّد على المستخدم عملية الاطلاع على التوثيق، لذا يجب الاهتمام بتنظيم محتوى التوثيق وترتيب المعلومات بطريقة متسلسلة وليس عشوائية، ويُحبذ تقسيم المحتوى إلى فصول أو أجزاء مختلفة، ووضع جداول المحتوى وفهرس المصطلحات، خصوصًا مع زيادة تعقيد المنتج واحتوائه على الكثير من التفاصيل. بالإضافة إلى ضرورة توفير إمكانية البحث في التوثيق، وذلك لتسهيل عملية الوصول إلى المعلومات المطلوبة.

مراعاة الجمهور المستهدف

حتى لو حقق التوثيق جميع المعايير السابقة ولم يكن مُلائمًا للجمهور المُستهدف يصبح عديم الفائدة؛ من الضروري الانتباه لهذا المعيار لتقديم توثيق ذو معلومات متناسبة مع احتياجات كل مستخدم ومستوى خبرته، وليكون ذو طابع مهني ويعطي بالمقابل انطباعًا جيّدًا لدى المستخدم.

كيفية توثيق منتجك الرقمي بكفاءة

توثيق المنتجات الرقمية عملية متكاملة تنطوي على العديد من الخطوات التي تختلف تبعًا لنوع المنتج ومتطلبات الجمهور المُستهدف، ولكن يوجد بعض الخطوات العامة التي يفضل اتباعها، هي:

1. تحليل الجمهور المُستهدف

أهم خطوة في عملية توثيق المنتج الرقمي هي جمع معلومات حول احتياجات ومتطلبات الجمهور المُستهدف وتوصيفها؛ بهدف إنتاج ملف توثيق متوافق مع هذه المتطلبات لتحقيق الفائدة المرجوّة منه. يمكن جمع هذه المعلومات بالاعتماد على المعلومات المتعلقة بمنتجات رقمية سابقة من نفس نوع المنتج قيد الإطلاق، أو من خلال إجراء الاستبيانات والمقابلات مع الجمهور المُستهدف للحصول على نتائج أدق وأنسب.

2. توصيف المُنتَج

بعد تحديد احتياجات الجمهور المستهدف، يفضل إجراء تحليل شامل لمنتجك الرقمي، لتحديد هويته والتي تشمل: اسم المنتج والشركة المنتجة ورقم الإصدار، ونوعه ومواصفاته الفنية والوظيفية، وتعداد كل وظيفة وتوصيفها بدقّة، بالإضافة إلى ذكر مميزاته وحالات الاستخدام الخاصة به.

3. وضع خطة التوثيق

تشمل خطة التوثيق تحديد نطاق التوثيق ونوع محتوى التوثيق؛ سواء كان نصًا أو صورًا توضيحية، أو مقطع فيديو أو مخططات ورسومات وغيرها. بالإضافة إلى التقنيات والأساليب والأدوات المُستخدمة لإنشائه، وحجم وكمية المحتوى، وتنظيم كل ذلك ضمن خطة زمنية مُجدوَلة.

4. إنشاء محتوى التوثيق

يبدأ إعداد محتوى ملف التوثيق بالاعتماد على خطة التوثيق التي وضعت في الخطوة السابقة، وعادةً ما يشمل شروحات عن كيفية التعامل مع المنتج بمختلف المراحل؛ بدءًا بتنزيله وتشغيله واستخدامه، حتى التعديل عليه والإجراءات اللازمة لكل مرحلة منها. كما يمكن توفير أمثلة تطبيقية توضح كيفية استخدام المنتج عمليًا؛ في حال كان المنتج معقدًا أو يتضمن تفاصيل كثيرة كما في حالة البرمجيات المختلفة.

5. التحقق من التوثيق

بعد كتابة محتوى التوثيق، لا بد من مراجعة التوثيق بالكامل عدة مرات للتأكد من أن المعلومات الموجودة فيه صحيحة وموثوقة تمامًا. بالإضافة إلى التحقق من لغة التوثيق والتأكد من خلوها من الأخطاء اللغوية أو الإملائية، وسهولة وصول المعلومات وفهمها من جميع المستخدمين.

6. التحديث والصيانة

غالبًا ستحتاج إلى تحديث منتجك الرقمي بين الحين والآخر، إما بهدف ترقيتها أو إضافة تحسينات عليها، ما يجعل معلومات ملف التوثيق غير متسقة مع المنتج الرقمي المُحدَّث، ما قد يسبب أخطاء أو مشكلات أو حتى فشل في تنزيل المنتج لدى المستخدم؛ لذا يجب تحديث محتوى التوثيق دوريًا وبانتظام مع كل عملية تحديث أو ترقية للمنتج الرقمي لضمان توافقها مع آخر نسخة للمنتج دومًا.

كما يُفضّل تنبيه المستخدم إلى وجود هذه التحديثات، وشرح تفاصيلها والتداعيات المترتبة على الاختلاف بين نسختي المنتج السابقة والمُحدّثة، وما الذي عليه القيام به في الحالتين. بالإضافة إلى ضرورة صيانة ملف التوثيق من أي خلل ومعالجتهِ مباشرةً لضمان قابليته للاستخدام في أي وقت.

تُعدّ عملية التوثيق خطوة أساسية لنشر المنتجات الرقمية ويمكن تطبيقها على أي نوع من هذه المنتجات، إذ تُعدّ جودة ملف التوثيق من جودة المنتج الرقمي نفسه، لذا لا بد من الاهتمام بمرحلة إعداد ملف التوثيق، ومراعاة المعايير اللازمة لضمان جودة الملف ودقة محتواه، ليعبر عن احترافية منتجك.